Bảng kê mua hàng là gì và cách viết bảng kê mua hàng

221 Lượt xem

 Bảng kê mua hàng là một trong những thủ tục quan trọng liên quan đến quá trình mua bán. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức về bảng kê mua hàng và cách để viết bảng kê mua hàng.

1. Như thế nào là bảng kê mua hàng?

 Bảng kê mua hàng hay còn gọi là bảng kê thu mua hàng hóa là một trong những mẫu đơn, văn bản bắt buộc được thực hiện trong các doanh nghiệp chuyên về nhập khẩu, xuất khẩu hay thu mua hàng hóa. Hiểu một cách đơn giản, đây là một loại chứng từ được lập trong trường hợp chủ là người bán (thuộc loại không cần lập hóa đơn khi bán) về các laoij thiết bị, vật tư, vật liệu, hàng hóa, dịch vụ trên thị trường. Bảng kê mua hàng có chức năng làm căn cứ, cơ sở dữ liệu để phục vụ cho quá trình lập phiếu nhập kho cũng như làm thủ tục thanh toán các khoản tài chính của vật tư, thiết bị, hàng hóa,...

bảng kê mua hàng là gì

 Bảng kê thu mua hàng hóa (theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính) thường được là các tập sổ tương tự như sổ hóa đơn, các tập sổ có mỗi mã số được đánh dấu riêng, chỉ được sử dụng trong vòng một năm. Trong tập sổ bảng kê mua hàng, mỗi phiếu kê là một số thứ tự, được đánh số từ nhỏ đến lớn.

  • Tìm hiểu thông tin về giá vốn bán hàng là gì? bạn hãy truy cập ngay vào trang thông tin tổng hơp của Timviec365.vn để đón nhận những thông tin hữu ích mà bản thân mong muốn nhé!

2. Hướng dẫn cách lập bảng kê mua hàng

 Bảng kê mua hàng là một văn bản cần thiết, được sử dụng thường xuyên ở các doanh nghiệp thu mua hàng hóa, vật tư thiết bị. Tuy nhiên, còn rất nhiều người còn chưa biết cách làm thế nào để viết bảng kê mua hàng. Sau đây là quy trình hướng dẫn bạn cách lập văn bản này:

cách lập bảng kê mua hàng

- Ở mục tên đơn vị, bộ phận (góc bên trái bảng kê mua hàng), bạn hãy điền rõ thông tin, tên gọi đầy đủ của doanh nghiệp, công ty cũng như tên gọi của bộ phận đó.

- Ở mục họ và tên người mua: người phụ trách mua điền rõ thông tin cá nhân là tên đầy đủ của mình vào mục này.

- Ở mục bộ phận, phòng ban: người phụ trách mua cũng điền thông tin bộ phận, phòng ban mà người phụ trách mua đang làm việc.

- Ở cột đầu tiên (cột A): người mua hàng thực hiện đánh số thứ tự theo số lượng hàng hóa đã mua.

- Ở cột thứ hai (cột B): người mua hàng điền thông tin về tên gọi của mặt hàng, sản phẩm đó, quy cách hàng hóa, phẩm chất hàng hóa của các vật tư, thiết bị hay vật liệu đã mua.

- Ở cột thứ ba (cột C): người phụ trách mua hàng đã mua các loại vật tưu, thiết bị, công cụ này ở đâu thì ghi rõ tên của địa chỉ (nhà cung cấp đó.

- Ở cột thứ bốn (cột D): ghi rõ các loại vật dụng hàng hóa đó được tính theo đơn vị nào (Ví dụ: chiếc, mét,  kg,...)

- Ở cột thứ năm (cột 1): người mua hàng điền một cách chính xác số lượng đã mua các vật liệu, hàng hóa,...

- Ở cột thứ năm (cột 2): người mua hàng tính ra đơn giá và điền đơn giá của hàng hóa một cách chính xác vào mục này. Nếu đơn giá sai sẽ dẫn đến tính toán tổng sai.

- Ở cột cuối cùng (cột 3): người mua hàng thực hiện tính tổng tiền số lượng hàng hóa đã mua. Ở mục này, người mua hàng lấy mục số lượng nhân cho mục đơn giá là ra mục thành tiền.

- Ở mục tổng tiền (nằm gần cuối bảng kê mua hàng): người mua hàng thực hiện cộng toàn bộ số tiền đã được tính ở mục thành tiền các loại hàng hóa, vật tư, thiết bị đã mua. Nếu có vấn đề ngoài lề, thì ghi rõ ra ở phần ghi chú.

Sau khi đã lập bảng kê mua hàng hoàn tất, người phụ trách mua hàng sẽ ký và ghi rõ họ tên đầy đủ, chuyển cho bộ phận kế toán và ban lãnh đạo để được phê duyệt.

>> Xem ngay: Bạn đang cần tìm việc làm hành chính nhân sự gấp thì đừng bỏ qua những tin tuyển dụng việc làm hành chính và mẫu CV hành chính nhân sự mới nhất trên timviec365.

3. Một số việc làm liên quan đến bảng kê mua hàng

 Như đã giải đáp ở trên, chắc hẳn chúng ta đã biết bảng kê mua hàng là gì và cách viết nó như thế nào rồi phải không? Vậy thì liên quan đến vấn đề này, có những việc làm nào cần sử dụng bảng kê mua hàng. Cùng theo dõi phần mở rộng sau đây nhé!

>>> Bạn cũng cần phải biết thêm thông tin  hóa đơn trực tiếp là gì và cách viết hóa đơn trực tiếp để khi lập bảng kê được chính xác hơn trong quá trình mua hàng hóa. 

3.1. Nhân viên thu mua

 Nhân viên thu mua trong các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chính là một công việc trực tiếp sử dụng bảng kê mua hàng. Bởi vì họ chính là người phụ trách cung ứng hàng hóa, vật tư, vật liệu cũng như các thiết bị cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Họ là người phải lập bảng kê mua hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục mua hàng, đưa cho bộ phận kho hoặc kế toán để làm căn cứ lưu trữ cũng như cơ sở để thủ kho lập phiếu nhập kho.

nhân viên thu mua

3.2. Nhân viên kế toán

 Bên cạnh nhân viên thu mua thì vị trí kế toán cũng là một việc làm thường xuyên phải tiếp xúc với bảng kê mua hàng. Mặc dù họ không phải là người làm nhiệm vụ trực tiếp trong việc lập bảng kê mua hàng. Tuy nhiên, họ có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu với số lượng, chất lượng, hiện trạng thực tế của hàng hóa, vật tư, vật liệu để tiến hành có nên xét duyệt hay không xét duyệt bảng kê mua hàng của nhân viên thu mua.

nhân viên kế toán

 Là một thủ tục bắt buộc và quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã nắm bắt được kiến thức và cách viết bảng kê mua hàng.

Bảng kê mua hàng 06-VT.docx